Utan spaning ingen aning!
[09/03/2010 11:00]
I en värld i ständig förändring blir vinnarna de som har förmåga att fånga signaler i omvärlden. Och att omvandla omvärlds- och framtidsinsikt till avsikt och handling. Forskning visar att för att verkligen lyckas bör omvärldsbevakningen ske på ett systematiskt och kontinuerligt sätt.
Varje verksamhets utmaning är att tyda tecken i framtiden. Tecken, trender och kundernas förändrade behov som skall omvandlas till en slagkraftig affärsplan och budget. Vid det senaste tillfället i Ålands Handelskammares mellanchefsutbildning ”In Between” berättade Jesper Eliasson från Ålands Penningautomatförening (Paf) om deras väg till systematisk omvärldsbevakning.
Stark tillväxt kräver ny och delad kunskap
Paf har utvecklats genom snabb tillväxt under de senaste åren. Idag är man ca 350 medarbetare, utspridda i olika länder och med fokus på skilda affärsområden. Paf beslöt sig för att satsa på systematisk omvärldsbevakning för att kunna upptäcka idéer på bredare front, minimera dubbelarbete och för att dela kunskapen om de omvärldsfaktorer som påverkar Paf´s affärer. Extern expertis anlitades under uppbyggnadsskedet.
Genom att involvera nyckelpersoner tidigt i uppbyggnadsskedet kunde man fånga in osäkerheter och öppna frågor. Slutmålet var helt enkelt att skapa ett mer fokuserat beslutsunderlag som levererade snabbare.
Att bygga systematik
Processen för att bygga Paf´s system för omvärldsbevakning har innehållit tre huvudsteg: förstudie & design, test i mindre skala och implementering. Respektive steg har i sin tur delats upp i olika arbetsmoment. Under förstudien intervjuade man 28 nyckelpersoner. Alla frågor och svar lades ut på intranätet för att skapa öppenhet och delaktighet i hela företaget. Underlagen från intervjuerna diskuterades sedan i workshops. I diskussionerna lade man tid på ”det vi vet minst om, men som vi tror kan påverka verksamheten mest – idag och i framtiden”. Resultaten från dessa diskussioner summerades i några prioriterade huvudområden. Områden som man anser vara helt avgörande för Paf att fokusera på både inför dagens och framtida utmaningar.
I detta läge valde Paf att testa systemet i mindre skala. Man arbetade med hälften av de identifierade huvudområdena och det gjorde man i 3 månader. För varje område utsågs en huvudansvarig som jobbade i ”skarpt läge”, i samarbete med utsedda kollegor, med att lösa de frågor som hörde till det identifierade området. Paf gjorde all information tillgänglig på en webbtjänst. Alla medarbetare i projektet kunde följa processen, kunde söka information och även själva publicera frågor och förslag. Att testa i mindre skala är bra om man behöver justera något eller helt dra sig tillbaka.
Utvärdering och erfarenheter
Uppbyggnaden startade för två år sedan. Knappt ett år senare under våren 2009 beslöt Paf att ta systemet i bruk fullt ut. Bland annat kunde man se följande vinster och effekter: delaktighet över de geografiska gränserna hade skapats, tydligare arbetsrutiner minskade dubbelarbeten och nyckelpersonernas arbetsinsats ansågs rimlig.
På detta sätt har Paf skapat ett skräddarsytt och systematiskt sätt för fortlöpande omvärldsbevakning
Vilken är er strategi?
Alla företag har naturligtvis sina egna utmaningar och specifika omvärldsfaktorer som påverkar vägvalen för verksamheten. Och utgående från det väljer man sin strategi för hur företaget ska göra sin omvärldsanalys.
Det finns teorier som bland annat talar om ”Red Ocean” alternativt ”Blue Ocean” strategier. Väldigt förenklat sammankopplas ”Red Ocean” strategin med att fokusera på vad konkurrenterna gör, att följa efter dem, kopiera och utöva hård priskonkurrens. Havet blir blodigare och marginalerna krymper. Här inriktas omvärldsbevakningen mycket på just konkurrenternas ageranden och vad kunden vill ha just här och nu.
Omvänt handlar ”Blue Ocean” strategin om att designa om och förflytta sin affärsmodell till nya hav som ingen seglar i. Där man kan skapa en ny marknad och arbeta sig in med helt andra marginaler. Här handlar omvärldsbevakningen mer om ett längre perspektiv och att förstå drivkrafterna bakom t ex förändrade konsumentbeteenden, lagstiftning, forskning.
Om du är en mindre företagare så sker förmodligen din bästa omvärldsbevakning genom samtal med dina kunder. Vilket problem kan du lösa för dem och på vilket sätt önskar de att det ska ske?
Att systematiskt och kontinuerlig fånga omvärldens signaler för att planera för framtiden skall inte bara kännas som ett måste. Det är stimulerande också, eller som CF Kettering, mästerinnovatör, har uttryckt sig: ”Framtiden intresserar mig. Jag tänker tillbringa resten av livet där.”
Birgitta Eriksson
