E-fakturering; det enklaste sättet att skicka och betala fakturor
[01/03/2010 16:00]
E-faktureringen håller på att revolutionera hanteringen av fakturor. Tiden då man betalar sina räkningar över bankens disk är snart bara ett minne blott. Nu är även pappersfakturan på väg att försvinna för att istället ersättas med en helt elektronisk hantering.
Papper i massor
Fakturan är en del av en inköpsprocess för ett företag eller privatperson. Fakturan identifierar vad som sålts, till vem, pris och villkor mm. Fakturan skrivs ut på ett papper från företaget som sålt varan och den sänds i ett kuvert till köparen. När fakturan kommit fram till köparen i brevlådan så hanteras den på ett traditionellt sätt, dvs. betalas antingen via en Internetbank eller i vissa fall fysiskt hos banken över disk. Så här har gått till men i och med den tekniska utvecklingens frammarsch så kan nya rutiner och betalningsätt tas ibruk. Faktum är dessa nya rutiner har redan funnits ganska länge på marknaden.
Utvecklingen av e-hantering
Vad är då e-fakturering? De flesta företag har idag ett ekonomisystem och sköter därmed hantering av sina interna ekonomiuppgifter elektroniskt. E-faktureringen vidareutvecklar den elektroniska ekonomihanteringen till att även omfatta kunden genom att man inte skriver ut fakturan på papper utan sänder den direkt till mottagaren elektroniskt, över Internet eller genom andra kanaler. Hos mottagaren kommer då fakturan in t.ex. till ett ärendehanteringssystem, ett ekonomisystem eller system för elektronisk handel. Om man inte har datarutiner för faktureringen (t.ex. inte har ett anpassat ekonomisystem) kan man ändå lösa detta genom att sända fakturor elektroniskt. Detta kan ske via ens Internetbank, genom att sända fakturan i pappersformat till något tredjepartsföretag eller direkt till en bank som omvandlar pappersfakturan till sådant elektroniskt format som köparen vill ha.
Vad är fördelarna med elektronisk fakturering? Det finns många fördelar för både köpare och säljare. För köparen innebär det bland annat en effektivare administration samt förenkling av kontroll och uppföljning av inköp. För säljaren innebär detta en ekonomisk och miljömässig effektivisering då bland annat pappershanteringen försvinner.
E-faktureringen på Åland
I både Finland och Sverige har e-faktureringen slagit väl igenom medan utvecklingen på Åland inte har gått i lika snabb takt. Caroline Eriksson, kundansvarig vid Ålandsbanken säger att de idag har ett system uppbyggt för att skicka och ta emot e-fakturor. Problemet är att dagens ekonomisystem som de åländska företagen använder kan inte hantera e-fakturering. – På Åland finns det många som t.ex. använder svenska ekonomisystem speciellt på grund av språket, och dessa är inte anpassade till den finländska ekonomilagstiftningen och är därmed inte heller anpassade för våra betalningssystem.
Det blir naturligtvis kostsamt för ett litet företag om man ska göra en nyinvestering själv med ett kompletterande ekonomisystem. En annan lösning kan exempelvis vara att köpa tjänsten för fakturahanteringen från ett företag som kan erbjuda tjänsten.
Jan Kangashaka, VD vid Ålands Företagsbyrå berättar att de idag kan erbjuda sina företagskunder ett system för e-fakturering. Fortfarande är det dock få företag som väljer
e-fakturering. – Det behöver speciellt bli fler som kan ta emot e-fakturor för att det ska bli riktigt intressant för mindre företag, påpekar Kangashaka.
En harmonisering av betalningssystem på gång
Ett de stora problemen med e-fakturering för Ålands del är att de system som finns tillängliga inte är anpassade för åländska förhållanden. Anders ”Dalton” Gustafsson vid Pedago framhåller att dagens system i princip inte skulle vara så svåra att anpassa för Åland. Utvecklingen inom EU går även mot en närmare harmonisering regelverket. – Ett europeiskt system är på gång, något som även de finländska systemen kommer att anpassas till men hur lång tid det tar innan det sker är svårt att säga, framhåller Gustafsson.
Det finns dock redan idag redan flera olika möjligheter att börja använda sig e-fakturering. Fler företag, organisationer och myndigheter börjar kräva e-fakturor av sina leverantörer samtidigt som direktdebitering kommer att försvinna 2011 inom hela EU. E-faktureringen kommer att växa som betalningssätt inom övriga EU. Kommer Åland att missa tåget?
Dan Andersson dan.andersson@chamber.ax
