Att planera och förankra IT-investeringen är nödvändigt
[11/12/2009 09:00]
Humankapital och IT i företag
Växande företag hamnar förr heller senare i att investera i mer avancerade IT-system för att kunna effektivisera sina verksamheter. En sådan åtgärd kräver även en investering i företagets humankapital, dvs de anställda, för att resultatet ska bli så optimalt som möjligt. Detta kanske låter som en självklarhet i teorin men i praktiken läggs fokus alltför ofta på uppgraderingen av maskin- och/eller mjukvaran.
Det är ett intressant fenomen som det finns alltför många exempel på. Företag som gör en stor investering för en massa pengar med målsättningen att investeringen ska öka företagets effektivitet. Ändå blir det inte fullt så som man tänkt sig. Nystarten försvåras av problem på olika nivåer inom hela organisationen och den extra omställningen kostar både tid och pengar. Vad bör företag tänka på för att undvika att fastna i den här fällan?
Företagens viktigaste resurs
Den arbetande individen är tveklöst den viktigaste resursen i företagen. De är individerna som får hjulen att rulla och som även marknadsför företaget utåt. Att se till att individerna i sin yreksroll är så effektiva som möjligt samt att de trivs i sitt arbete måste därför vara högt prioriterat. Att ta väl hand om sitt humankapital är i slutänden en god investering. Personalkostnader är dessutom ofta ett företags största utgiftspost, det är dyrt att anställa och behålla personal, ännu en anledning till att ta väl vara på sitt humankapital.
Otydlighet skapar problem
Vid en större investering är det således viktigt att hela personalen är delaktiga och utbildas i det nya systemet. Fokus läggs alltför ofta nästan uteslutande på den fysiska installation och funktionaliteten av systemet. Genom att lägga allt krut på att utbilda och sätta in IT-personalen så tror man att det kommer att lösa eventuella problemen.
Christian Jansson på Ciceron Data håller utbildningar kring IT, påpekar att de flesta större företag nog uppfattar behovet av utbildning men att det blir för lite av den varan.
– Större företag ser nog hur viktigt det är att utbilda sin personal men personalen upplever ändå i många fall att de får för lite tid att lära sig.
Mats Adamczak, affärsutvecklare på Carus PBS framhåller att de vanligaste fällorna är en otydlig kravspecifikation på systemets funktioner eller att dess fördelar och funktion inte är förankrat hos alla inblandade aktörer. Detta leder ofta till problem med implementeringen av systemet i organisationen.
– Det är därför viktigt att ta fram en ordentlig förstudie som underlag för en kravspecifikation för det nya systemet.
En tydlig strategi krävs
Ett av de vanligaste misstagen som företag gör när det gäller humankapitalet och IT är man missar i synkroniseringen mellan systemet och individerna som ska använda det. Det är därför viktigt att en tydlig strategi finns på plats innan investeringen och det nya systemet tas i bruk, t.ex. på hur och vem som ska använda det. Anna Dahlman som är IT-chef på Rederi Ab Eckerö, framhåller vikten av planering.
- På samma sätt som vi gör miljökonsekvensbedömning gör vi i det här fallet en personalkonsekvensbedömning. I projektplaneringen ingår en informationsplan, en kartläggning av utbildningsbehovet och en plan på hur organisationen skall se ut under projektet samt efter. Vi har utsett en utbildningsansvarig som kommer att arbeta med att ta fram utbildningsmaterial och utbildningstillfällen samt ge användarstöd till personalen. Det är alltid viktigt att tänka på personalen är olika på att ta till oss information, lära oss nya saker och tycka om förändringar. Dessutom sitter vår personal inne med mycket kunskap som är värdefull att ta del av vid införande av ett nytt system. Lyckas vi med det här får vi personalen att känna sig delaktiga och vi kommer att få mer effekt av IT investeringen, vilket var syftet.
Att planera investeringen i god tid och göra en förstudie på användningsområdena och att involvera personalen i arbetet, är en nödvändighet för att få en effektiv implementering av nya IT-system i organisationerna.
Dan Andersson dan.andersson@chamber.ax
Citat: ”Ett av de vanligaste misstagen som företag gör när det gäller humankapitalet och IT är man missar i synkroniseringen mellan systemet och individerna som ska använda det.”
